Cómo pueden las pymes ahorrar costes y aumentar la productividad en estos tiempos de crisis

Entrevista Realizada a Francisco Rodriguez. Director de BCN Binary por la revista FirmaInvitada

EN ESTOS ÚLTIMOS AÑOS se ha producido una evolución tecnológica tan grande que ha permitido que hoy en día, para bien o para mal, todos los procesos que afectan a una gran empresa, una pyme o incluso una micropyme, se puedan realizar de forma más eficiente.

Para bien, porque las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) están permitiendo a las empresas mejorar la eficiencia de todos sus procesos, consiguiendo reducir muchos de sus costes, mejorando los servicios que proporcionan, aportando más calidad e incluso aumentando el mercado al que van dirigidos. Para mal, porque aquellas empresas reacias a hacer cambios, y que pretendan quedar estancadas en su actualización tecnológica, seguramente acabarán por ser poco competitivas, perderán clientes, ventas y, por supuesto, ingresos.

La tecnología, y en concreto la correcta aplicación de las TIC, es la fórmula mágica que toda empresa debe aplicar, sea grande, mediana o pequeña, para reducir costes y aumentar la productividad.

No existe una guía única de aplicación de la tecnología en los procesos y sistemas empresariales. Por tanto, las empresas han de conocer los medios que la tecnología pone a su alcance para poder aplicar esos medios hacia ellas en todos los niveles, hacer lo que ya hacían de manera más eficiente y tratar de introducir al mismo tiempo innovaciones que aporten más valor y satisfacción para sus clientes, además de eficiencia y mejora productiva en su operativa interna. No obstante, sí que existen un conjunto de mejoras generales que pueden ser aplicables en la gran mayoría de las pymes. Por un lado, es posible mejorar los costes y la eficiencia de los servicios que se reciben internamente, y por otro también podemos reducir los costes asociados a la infraestructura y a la gestión interna. Aplicando las TIC correctamente en estas áreas las reducciones de costes y las mejoras de productividad son evidentes en muy poco tiempo.

MEJORAR LOS COSTES
Se debería analizar qué procesos exigen o requieren los proveedores de servicios o productos, y qué coste tienen éstos para nuestra empresa: los costes de comunicación, de tiempo de disponibilidad del servicio, la gestión del proceso de compra, la gestión del intercambio de la documentación, la tramitación de incidencias, costes de soporte o mantenimiento.

La elección correcta de nuestros proveedores de productos y servicios también ha de venir dada por estos aspectos, ya que todas estas variables generan costes y valor para nosotros, que varían según nuestro proveedor o empresa de servicios las aplique de una u otra manera, e influyen muy significativamente en nuestros costes y productividad.

Por poner un ejemplo: los costes que afectan al mantenimiento del sistema informático cada vez son más críticos, debido a la total necesidad de disponibilidad de éste.

Prácticamente todas las empresas utilizan ordenadores, sean grandes, medianas o pequeñas, y requieren de algún servicio de mantenimiento informático, bien de forma puntual, bien con un contrato de servicio continuado, o bien costeando un recurso interno que proporcione el servicio.

Para disponer de un servicio de asistencia informática contamos con dos opciones: una sería que la empresa de servicios requiera que un técnico siempre acuda para resolver un problema cuando éste se produzca, o bien que disponga de un técnico de forma permanente en su empresa, por si algo sucede. Y otra sería contar con un sistema que gestione las incidencias de forma automatizada y preventiva sobre los equipos de trabajo y servidores, y que además permita solicitar asistencia de forma remota. Es muy probable que contratar la segunda de las opciones mencionadas sea más eficiente y con menor coste, ya que no requerirá disponer de un técnico en “alerta continua para reparar en caso de incidencia, no nos cobrará gastos de desplazamiento que no existen, el tiempo de respuesta será inmediato… con lo que los períodos de parada de trabajo por inactividad de los sistemas informáticos se reducen y la productividad de la empresa no se ve afectada.

POSIBILIDADES ILIMITADAS
Cuestiones como la correcta gestión de las comunicaciones internas y externas de voz y datos, y la disponibilidad de la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, son hoy en día perfectamente posibles a costes ínfimos o muy reducidos. Así, una videoconferencia, junto a la posibilidad de realizar intercambios de documentos en tiempo real, es perfectamente posible y mucho más eficiente y económica que el teléfono o un viaje en avión.

Si los sistemas de comunicaciones están bien desarrollados en la empresa, incrementan la productividad y disminuyen los costes. Las posibilidades de ahorro que ofrece la virtualización también son importantes, ya que esta tecnología consigue disminuir el gasto, reduciendo el número de servidores necesarios para controlar la infraestructura. De esta forma, se disminuye por un lado el gasto energético y el espacio físico necesario para ubicar los servidores, y por otro se simplifica la dministración, se reducen los tiempos de parada, de ampliación con nuevos servidores, y se mejora la seguridad de los datos.

En muchas empresas, los costes de impresión y gestión de documentos pueden llegar a ser una partida importante. Un estudio adecuado de estos costes nos permitirá detectar los costes asociados a la impresión y a la gestión de la documentación. Una vez conocidos, existen múltiples soluciones tecnológicas que nos ayudarán a reducir costes e introducir importantes mejoras productivas.

En definitiva, las TIC ofrecen posibilidades ilimitadas en todos los aspectos de la empresa: relación con clientes y proveedores, mejoras operativas, administrativas, productivas, marketing, acceso a nuevos mercados…

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